5. Créer un devis/projet – partie 1 – Honoraires

Voici comment créer votre premier projet !

Accès au module Projets

D’abord se rendre sur la page accueil. Cliquez sur le bouton « Projets ».

Note: Vous pourrez aussi utiliser les boutons de navigation dans l’entête (ex. bouton pour naviguer directement au module projet).

Cette liste présente la liste des projets actifs (statut de 0 à 4).
Note: Voir les configurations possibles en lien à l’affichage de cette liste de statuts.

Recherche dans la liste des projets

Saisir un mot clé puis appuyer la touche Retour (Enter) pour exécuter une recherche. Ou laisser le champ vide et appuyer la touche Retour (Enter) pour afficher la liste complète de projets.

Cliquer le sur bouton « Mes projets » pour ne voir que ses projets.

Créer un projet

Cliquer le bouton « Créer un projet » pour créer votre projet.
Note: Si vous utilisez le mode « Créer des dossiers puis des devis reliés », voici le lien pour voir ces étapes.

Puis:

• choisir le Client
• optionnellement le Contact principal (interlocuteur chez le client)
• saisir le Titre du projet
• sélectionner la Catégorie de projet

La fiche projet est créée. Un numéro séquentiel est présenté.
Voici les configurations pour modifier la numérotation.

Saisir la date de livraison si elle est connue. Puis cliquer « Sauvegarder la fiche ».

Ajouter un premier item au projet

Cliquer l’onglet « Items« . Puis cliquer le bouton « + Ajout d’un nouvel item » pour ajouter nos premiers items au projet/devis.

Cette interface puissante permet de créer des devis rapidement. Nous allons d’abord créer un premier item manuellement. Cet item sera en quelque sorte un livrable, un produit. Voici les étapes:

• Choisir Texte libre
• Puis taper « Brochure 4 pages » dans la rubrique Titre de l’item
• Cliquer « Ajouter »

Ajout d’un sous-item

Nous allons maintenant ajouter un sous-items sous l’item précédemment créé.
À noter que nous allons d’abord ajouter des items de type « Tâches« . Les tâches dans la terminologie FRONTIVA désignent en fait des honoraires.

Cliquer le bouton « Plus« , et choisir « Ajout sous-item« .

Choisir « Texte libre » (ou un item dans votre liste), puis cliquer « Ajouter« .

Répétez ces étapes pour 2 sous-items de plus. Ajouter:

• « Prépresse »
• et enfin « Suivi et gestion de projet »

Vous aurez ainsi un projet avec ces items-ci:

Inscrire un budget sur les items

Nous allons inscrire les montants de trois façons différentes pour bien illustrer les capacités de FRONTIVA Cloud:

1. D’abord un montant forfaitaire
2. Puis des heures clients multipliées par un taux horaire client
3. Enfin un taux journalier

Item avec montant forfaitaire

Sur le premier item « Design graphique« , inscrire un montant sur les items vis-à-vis la colonne « Mnt ajusté » (Montant ajusté). Par exemple: 1000. Puis, soit peser la touche Enter (retour) ou le bouton « Sauvegarder tous les items modifiés« . Vous remarquerez que le total de votre projet est maintenant 1000.

Item avec heures et taux horaire

Sur le deuxième item « Prépresse« , inscrire un nombre d’heure dans le case « Hrs client » ex. 12h et un taux 100 dans la colonne Taux hor. (taux horaire). Puis, soit peser la touche Enter (retour) ou le bouton « Sauvegarder tous les items modifiés« . Vous remarquerez alors 1200 dans le total de l’item et maintenant 2200 comme total du projet.

Item avec taux par jour

Sur le troisième item « Suivi et gestion de projet« , inscrire une quantité dans le case « Qté » ex. « 2 » (pour 2 jours) et un montant de 450 dans la colonne Mnt ajusté (Montant ajusté). Puis, soit peser la touche Enter (retour) ou le bouton « Sauvegarder tous les items modifiés« . Vous remarquerez alors 3100 dans le total de l’item et maintenant 2200 comme total du projet.

Description des items présentée au client

Nous avons maintenant créé les items et le budget. Avant d’imprimer ce devis, allons y ajouter une description.

Cliquer sur l’icône « A » du groupe « Brochure 4 pages ».

Puis écrire un texte de description qui sera présenté au client sur le devis. Cliquer « Sauvegarder ».

Vous aimeriez sauver du temps et ne pas avoir à créer individuellement le groupe et les sous-items ? Utilisez plutôt des items ou des groupes déjà prédéfinis. Voir ce lien complémentaire pour plus d’information sur ce sujet.

Imprimer le devis pour le client

Nous avons créé le projet, inscrit un budget, ajouté une description, nous devons maintenant présenter ce devis à notre client. Voici comment:

Cliquer le bouton « Imprimer ».

Choisir un modèle d’impression. Ex. « Devis ». Puis cliquer « Aperçu » (ou Télécharger en PDF, Imprimer… »).

Note: À l’impression, garder “Afficher les sous-items” si l’on désire afficher les sous-item (sous étapes) et décocher pour n’afficher que le groupe « Brochure 4 pages » et ainsi ne pas présenter au client les 3 sous-items.

Félicitations, voici le résultat du devis!

Vous avez plusieurs choix pour le modèle visuel, soit:

1. Choisir un modèle parmi les modèles proposés de base (en y apposant votre logo, adresse…)
2. Mandater l’équipe de FRONTIVA pour modifier un des modèles selon vos préférences
3. Mandater l’équipe de FRONTIVA pour adapter votre modèle souhaité à FRONTIVA

Pour en savoir plus sur les possibilités d’impression, suivre ce lien de documentation.

Maintenant que nous avons ajouté des tâches au devis, notre prochaine étape sera d’ajouter un achat pour compléter le budget prévu de notre devis.