6. Créer un devis/projet – partie 2 – Achats

Votre projet/devis ne serait pas complet sans y ajouter des achats.

Contexte

À quoi servent les achats ? Les achats (ou dépenses si on veux) peuvent servir soit à:

1. Inscrire un achat qu’on prévoit revendre et donc présenter au client (ex. Impression Brochure). On aura alors à la fois dans le même item un montant d’achat et un montant de vente
2. Inscrire un achat invisible au client mais qui servira à indiquer un montant prévu d’achat

Dans ces deux cas on pourra au choix faire une demande de prix au fournisseur et un bon de commande.

1. Ajout d’un achat au projet – pour revendre au client

Voici les étapes à partir du projet pour ajouter un achat.

D’abord utiliser le bouton cliquer « Ajout d’un nouvel item ».

Choisir l’option « Achats ». Puis choisir « Impression » un item dans la liste déroulante de « Titre de l’item ». Si le menu déroulant est vide, choisir « texte libre » et taper le nom de l’item.
Note: La catégorie peut devenir utile dans certains cas, se référer à ce document si vous désirez approfondir ce sujet.

L’item de type achat est ajouté. Vous remarquez que l’icône de cet item représente une boîte pour identifier qu’il ne s’agit pas d’une tâche fonctionnant à l’heure mais bien d’un achat.

Finalement, inscrire les montants. Voici l’explication de chaque rubrique:

• Coût, il s’agit de notre coût interne pour l’achat. Le client ne voit pas ce montant.
• % de “marge” est le % qu’on aimerait appliquer
• Optionnellement, on peut indiquer une quantité. Par défaut, si vide, le système calcule avec « 1 ».
• Optionnellement, montant fixe de vente qu’on veut appliquer plutôt que le calcul proposé

Vous pourrez, comme une tâche, y ajouter une description et présenter votre devis au client.

2. Ajout d’un achat au projet – invisible au client

Dans certains cas, vous désirerez ajouter un item qui servira à prévoir vos coûts, faire un bon de commande, saisir des factures fournisseur, etc, mais qui ne sera pas présenté comme tel au client. C’est ce que nous allons faire:

D’abord via l’onglet « Items » du projet, cliquer « Ajout d’un nouvel item ».

Puis, cliquer sur le bouton radio « Achat ». Choisir « texte libre » et taper le nom de notre achat, par exemple « Mon frais de pigiste externe« .

Rendre cet item achat interne non imprimable

Cet achat ne doit pas s’afficher dans le devis client. Pour ce faire, cliquer l’icône de l’option « Plus » à droite de la ligne d’item et choisir « Autres ».

Dans la fenêtre à l’écran, cocher « Ne pas imprimer » et cliquer « Sauvegarder ».

Indiquer le montant de vente à zéro

L’item ne sera pas affiché dans le devis. Mais attention, s’il existe un montant de vente à cet item, cela pourrait potentiellement créer de la confusion si on a un item de vente qui affecte le montant total du devis et que cet item n’est pas visible dans le devis !

Vis-à-vis la colonne « Mnt. ajusté » (Montant ajusté), indiquer « 0 » puis cliquer la touche Enter (retour) pour enregistrer le changement. Vous pourrez, comme toute ligne d’achat, saisir aussi les montants de coûts prévus ce qui vous permettra de prévoir ces coûts de production lors de vos rapports analytiques.

Voilà! Vos achats seront prêt, dans un processus ultérieur, à servir de base pour émettre un bon de commande (voir le lien suivant) ou simplement y cumuler vos factures factures fournisseur.