4. CRM et notes d’historique

L’historique des contacts est un trésor, voici comment découvrir ces diamants !

Ajouter des notes de suivi

Se rendre d’abord sur un fiche prospect (ou client).

Puis cliquer le bouton « Ajouter une note ».

Puis saisir les renseignements de la note d’historique. Une note est d’abord une action. Une fois que la note est cochée « Terminée », la note sera alors considérée comme une note d’historique.

Ajouter dans la description « Ma note d’historique – discussion de projet« , cocher « Est terminée ? ». Puis cliquer le bouton « Enregistrer ».

Voici quelques précisions sur les champs de la note:

• Assignée à – Par défaut votre nom, indiquer le nom d’une autre personne pour y assigner la note
• Date – Date d’exécution ou prévue et à laquelle la note sera affichée au calendrier)
• Éplingler – Cette note sera alors affichée au haut de la liste de notes
• Est terminée – Signifie que la note devient une note d’historique
• Admin seulement – Une fois cette option cochée, seulement les utilisateurs ayant cette permission verront les notes « admin seulement »
• Type – Cette liste est configurable et vous permet de de classer vos actions et vos historiques (ex. rendez-vous, appel téléphonique, envoi courriel, etc.)
• Description – il s’agit du détail historique (ex.
  • résumé d’un échange avec un client
  • notes sur un projet futurs à réaliser
  • information sur des accès à un site web, ftp ou autre
  • note sur un rappel à faire

Ajouter une note de relance

Nous allons maintenant créer une note de relance. Une note de relance est en quelque sorte une note d’historique qui n’est pas encore cochée « Terminée ». Or, cliquer « Ajouter une note ».

Puis inscrire dans le champ Description « Rappeler le client en lien au projet discuté« . Inscrire une date future, par exemple dans 2 semaines. Puis cliquer « Enregistrer ».

NOTE: Si vous désirez prendre un raccourci dans ce guide, vous pouvez dès lors ouvrir le calendrier (icône de calendrier en haut dans l’entête) et voir à la fois la note d’historique que vous avez créée et la nouvelle note de relance.

Accéder le module de prospection

Nous allons créer une opportunité de vente. Une opportunité de vente est une affaire possible dont on pourra indiquer un budget et un pourcentage de chance de réussite. Ceci vous permettra de suivre par représentant les opportunités possibles.

Ce module de prospection est optionnel et peut ou non être présent dans votre configuration.

Indiquer le gestionnaire de compte associé au prospect

Via la fiche du contact, accéder l’onglet « Prospection ».
Choisir votre nom dans le menu déroulant « Gestionnaire de compte », puis cliquer « Sauvegarder info. prospect ».

Cliquer le bouton « Nouvelle opp. de vente ».

Puis saisir l’information de la fiche de l’opportunité de vente.

Voici la description des champs à saisir:

• Sujet – Représente le sujet de l’opportunité de vente (ex. Site web)
• Produit – Pôle d’activité (le contenu de ce menu déroulant est modifiable)
• Étape – Représente à quelle étape de prospection nous sommes rendu (le contenu de ce menu déroulant est modifiable)
• Personne contact – Personne contact en lien à l’opportunité de vente
• Catégorie – Le contenu de ce menu déroulant est modifiable. Ex. appel entrant, démarche pro-active
• Valeur de l’opportunité – Montant total (hors taxe) espéré pour cette opportunité de vente
• Coûts des achats – Montant prévu pour les frais externes (ce montant sera déduit du montant de la valeur de l’opportunité)
• % réussite – Ce correspond au pourcentage de chance que nous évaluons de réussir cette affaire (ex. premier contact, 10%, puis plus les échanges évoluent, on s’approche du 100%, soit le pourcentage correspondant à la conclusion de la vente)
• Total – Ce total est le calcul de la Valeur de l’opportunité MOINS les Coûts des achats puis ajusté selon % réussite.

Tableau de bord des opportunités de vente

Retournez à la liste des contacts et cliquer l’onglet « Liste des prospections » ou cliquer l’icône « Prospection » (icône de diamant) dans l’entête.

La liste des opportunités est affichée.

Vous pourrez ultérieurement filtrer cette liste (ex. voir la liste par représentant) ou le bouton « Mes opportunités ».

Ce graphique vous permet de visualiser, par niveau de pourcentage de réussite (0-20%, 20-40%, 40-60%…), quels sont les montants totaux de ces opportunités.

Par exemple, ce graphique vous prévient s’il y a beaucoup ou peu d’opportunités prêtes à conclure (vers la fin du graphique 80-100%) et vice versa, s’il y a beaucoup ou peu de nouvelles opportunités 0-20%.