Créer un dossier pour gérer des affaires annuelles

Contexte

Les dossiers sont très utiles principalement dans ces contextes-ci:

1. Faire d’abord un dossier, puis faire des devis
2. Ou Regrouper des projets de vente (que nous allons facturer) et des projets de coûts.

Nous allons approfondir le deuxième point.

Organisation des dossiers / projet

Vous avez convenu avec votre client que vous aller livrer des produits et services, chaque mois et cela pour toute l’année. Cette entente comprend évidemment un devis, des factures et des activités (coûts externes et temps).

Voici la clé pour organiser cela:

1. D’abord créer un Dossier.
2. Via ce dossier, créer un premier projet relié. Ce premier projet sera votre devis totalisant le montant total annuel. Ex. 300 000. Dans ce devis, vous indiquez tout le narratif à l’entente en question. Nous ferons référence à ce projet dans cet article sous le nom de « Projet de vente« .
3. Du projet de vente, créer une ou plusieurs factures qui correspondront aux mois à venir. Par exemple 25 000 par mois sur 1 an.
4. Maintenant que nous avons créé le projet de vente, vous pourriez créer de multiples projets, toujours via le dossier, qui correspondront chacun à une mission. Ex. Publicité Facebook, Stratégie, Mise à jour du site web, etc… Ces « Projets de coûts« , permettrons de saisir les coûts de coûts externes et les heures réelles.
   1. Note: Rien n’empêche de facturer au client ces projets mais leur but est de compiler les coûts.
5. Il est possible que vous ayez en cours de route des factures pour des ajouts, vous pourrez faire comme en première étape, de nouveaux projets de vente reliés à ce dossier.

Comment puis-je voir la rentabilité de toutes ces activités ?

Il y a deux écrans utiles pour répondre à cette question:

• L’onglet résumé du dossier présentera à la fois la sommes des ventes et la somme des coûts (temps et coûts externe).
• L’onglet Projet reliés présentera une liste des projets reliées (nos projets de vente et nos projets de coûts). On pourra ainsi voir le détails de la profitabilité et faire des « drill-down » sur les projets en question pour plus de précision.

Questions / réponses

Puis-je saisir le temps sur le dossier ?

Ce n’est pas possible car le temps doit obligatoirement être saisi sur des items de projet et il faut avoir un projet pour cela. Le mieux est de saisir le temps sur les projet de coûts, d’une part on voir bien où le temps a été consommé. Par exemple, cela aide à justifier nos activités au client en cours d’année. Sinon on peut saisir le temps sur un projet comme le projet de vente (on pourrait carrément avoir un items « Feuille de temps » dans ce projet de vente). Cela fonctionne car on peut sortir des rapports par intervalle de date (ex. par mois). Mais pour avoir de la précision, on demanderait aux utilisateurs d’inscrire des notes à chaque entrée de temps sinon on ne saura pas sur quel produit ou activité précise ils sont travaillés) alors que s’ils rentrent du temps par projet de coûts, on voit tout de suite 2h de mise à jour Facebook par exemple.

Puis-je facturer plusieurs projets en une facture ?

En théorie, on peut émettre plusieurs factures client pour un projet mais non le contraire. Le fonctionnement par dossier est la meilleur façon de répondre à cela. Ainsi, on aura une facture émise à partir du projet de vente qui comprendra plusieurs lignes, prix et descriptifs qui décriront les divers sujets. L’onglet Projets reliés du dossier présentera tous les projets de vente et les projets de coûts. Les deux type de projets se « balanceront ». Le projet de vente aura toutes les factures client reliés.