Table des matières

2. Tableau de production

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Accéder le tableau de production

Via la page d’accueil

Cliquer sur l’icône du module planning en haut à droite (icône de calendrier)

Puis le troisième bouton en haut à partir de la gauche

Vue d’ensemble du tableau de production

La vue d’ensemble du tableau de production vous est présenté. Voici par défaut les éléments présenté:

Ajouter des tâches au tableau de production

Pour ajouter des tâches, on peut soit passer via le projet et attribuer des tâches (non assignée) ou identifier la personne à ce moment.
Or, voici ci-dessous deux étapes pour assigner des tâches une fois dans le tableau de production.

Assigner une tâche à une personne à partir de la section « Non assigné »

Pour assigner une tâche à une personne via la section « non assigné », rien de plus simple, simplement glisser déposer une tâche de cette colonne vers une colonne d’une personne de votre équipe.

Créer une tâche directement du tableau de production

Pour créer une tâche directement du tableau de production, simplement cliquer sur le bouton « Ajouter une tâche ».

Une fiche pour la nouvelle tâche sera présentée et vous pourrez la renseigner.

Renseigner les détails de la tâche

Description, durée prévue et liaison au contact, projet, item du projet

Voici les éléments de base que vous pourrez renseigner:

  • Texte descriptif de l’action à accomplir (ex. « Contacter le client pour le logo »)
  • Optionnellement – Lier la tâche à un Contact (ceci devient une note d’historique dans le dossier contact)
  • Optionnellement – Lier la tâche à un Projet (ceci devient une note d’historique dans le dossier projet)
  • Optionnellement – Lier la tâche à un item du projet (ceci devient une attribution de tâche au projet)
  • Optionnellement – La durée planifiée de la tâche (ceci vous permettra de planifier la charge de travail par jour, par personne)
  • D’autres renseignements pourront être indiqués, nous verrons ceux-ci un peu plus loin

Note: Vous pouvez renseigner uniquement le texte descriptif puis revenir sur la fiche plus tard et la compléter. Ceci vous permet un gain de temps lors de réunion d’équipe tout en assurant une liaison/historique complète avec les dossiers en y revenant plus tard.

Attribuer la tâche à une personne, définir un statut et des dates de réalisation

Voici les éléments de base que vous pourrez renseigner:

  • La personne assignée – c’est la personne qui réalise la tâche et qui pourra saisir du temps relié à cette tâche. Vous pouvez indiquer le nom d’une autre personne pour lui assigner la tâche
  • Optionnellement – Le statut de la tâche (ex. À venir) – on peut définir cette liste via les configurations
  • Date de l’activité – Par défaut la date du jour
  • Optionnellement – Date de fin différente que la date de l’activité
  • Optionnellement – Case à cocher « toute la journée » – une fois décochée, on peut indiquer l’heure du début et de la fin de l’activité

Terminer une tâche, est une étape et « admin »

Voici les éléments de base que vous pourrez renseigner:

  • Est terminée? – Cocher cette case une fois que votre tâche est terminée (on peut aussi indiquer la tâche terminée via le tableau directement)
  • Est une étape – Permet de signaler que cette tâche a une date fixe (ex. un rencontre client, une réunion)
  • Admin seulement – cette note ne sera visible que par les administrateurs (ex. un suivi administratif)

La Compétence et le Type de tâche

Voici les éléments de base que vous pourrez renseigner:

  • Compétence – Cette option vous permet de classer et regrouper vos tâches selon des compétences (ex. développement Web, infographie, service conseil…). Vous pourrez filtrer et isoler à l’écran seulement les tâches en lien à cette compétence.
  • Type – Il s’agit aussi d’une méthode de classement pour indiquer s’il s’agit d’un rendez-vous, d’une appel, d’une relance etc.

Dupliquer la tâche

Pourquoi dupliquer une tâche ? Cette option est fort utile quand vous désirez copier la tâche sur plusieurs jours ou encore séparer le travail en plusieurs personnes.

Accéder la fiche contact ou la fiche projet reliée

Via les boutons sur la fiche l’utilisateur ayant les accès approprié pourra accéder la fiche contact si elle est reliée ou la fiche projet si elle est reliée.

Vue par employé

Vous cherchez à avoir une vue d’ensemble de qui fait quoi ? Cet écran est pour vous et il vous permet de distribuer le travail rapidement.

Filtrer ou exécuter une recherche dans le tableau

Utilisez l’outil de filtre pour:

  • N’afficher qu’un département (un pôle)
  • Un type de compétence (ex. digital), ou autres critères.
  • Peut-être voudrez-vous afficher les tâches terminées en cochant cette case
  • Pour afficher un seul employé, choisir son nom

Ou simplement la fonction de recherche rapide avec un mot clé (ou une partie du mot clé) puis appuyer sur la touche « retour » (ou « Enter ») ou le bouton « Rafraîchir ».

 

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