3. Tableau de production – autres fonctions

Lier une fiche à un client/projet/tâche

Quoique optionnel, le fait de lier une tâche à un client, projet et/ou une tâche a plusieurs avantages que voici:

Lorsque la tâche est liée à un Client seulement (ceci devient une note d’historique dans le dossier contact)
Lorsque la tâche est liée à un Projet (ceci devient une note d’historique dans le dossier projet)
Lorsque la tâche est liée en plus à un item du projet (ceci devient une attribution de tâche au projet)
- Seules les tâches reliées à un item du projet peuvent être convertie en entrée de temps

Pour lier la tâche à ces éléments, utiliser la sélection en haut à gauche dans le coin de la fiche:

Dupliquer la tâche

Pourquoi dupliquer une tâche ? Cette option est fort utile quand vous désirez copier la tâche sur plusieurs jours ou encore séparer le travail en plusieurs personnes.

Ou via le tableau, cliquer l’icône « plus » (burger) et choisir l’option « Dupliquer ».

La nouvelle fiche créée peut être assignée à une autre personne et/ou une autre journée, etc… Il s’agit d’une fiche à part entière différente de la fiche précédente.

Indiquer un deadline pour la tâche

Les deadlines sont crucial pour y voir clair sur les priorités. Voici comment l’indiquer sur une tâche.

Via la fiche de la tâche. Utiliser le champ « Deadline » (date limite pour la réalisation de la tâche). Puis cliquer le bouton « Enregistrer ».

Le deadline sera ensuite affiché directement dans le tableau

Cette date sera présentée sous forme de 3 couleurs selon la date du jour. Ainsi:

En jaune si le deadline est demain
En rouge si le deadline est aujourd’hui
En mauve si le deadline est passé

Indiquer des heures de début et de fin pour la tâche

Si la tâche a un début et une fin précise dans l’horaire, on pourra indiquer l’heure de début et de fin comme ceci:

Puis cliquer le bouton « Enregistrer » en haut à droite de la fiche.

La fiche sera alors présentée avec une étoile et les heures de début/fin pour marquer qu’il y a une heure précise pour sa réalisation.

Les fonctions Terminer et « Est une étape »

Sur la fiche:

Ou via « plus d’options » dans le tableau:

Voici les éléments de base que vous pourrez renseigner:

Est terminée? – Cocher cette case une fois que votre tâche est terminée (on peut aussi indiquer la tâche terminée via le tableau directement)
Est une étape – Permet de signaler que cette tâche a une date fixe (ex. un rencontre client, une réunion)

Accéder la fiche contact ou la fiche projet reliée

Selon les accès de votre profil utilisateur, vous pourrez accéder la fiche contact ou projet si votre fiche est reliée à ces éléments. Pour accéder, simplement cliquer le nom en haut à gauche de la fiche. Dans cet exemple: « Apple » mène vers la fiche client Apple, et cliquer sur « 7513 – Présentation » ouvrir la page de ce projet.

Vue par employé

Vous cherchez à avoir une vue d’ensemble de qui fait quoi ? Cet écran est pour vous et il vous permet de distribuer le travail rapidement.

Filtrer ou exécuter une recherche dans le tableau

Utilisez l’outil de filtre pour:

N’afficher qu’un département (un pôle)
Un type de compétence (ex. digital), ou autres critères.
Peut-être voudrez-vous afficher les tâches terminées en cochant cette case
Pour afficher un seul employé, choisir son nom

Autres renseignements sur la tâche

Via la fiche, utiliser le bouton « Plus d’options » pour renseigner d’autres informations.

Parmi ces éléments vous pourrez renseigner, optionnellement :

La compétence – sert à identifier précisément sur la tâche quel type de service ou pôle est requis
Le statut de la tâche (ex. À venir) – on peut définir cette liste via les configurations et permet de classer l’avancement des tâches
Le type – menu configurable où l’on pourrait y identifier par exemple: appel, rendez-vous, zoom, envoi de suivi de prospection no 1, no 2…
La case Admin seulement – permet de sécuriser l’information – seul les profils qui peuvent voir les notes admin voient ces notes

Une fois l’information renseignée, cliquer « Enregistrer ».

Optionnellement – Case à cocher « toute la journée » – une fois décochée, on peut indiquer l’heure du début et de la fin de l’activité