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Organisation entre Dossiers et Projets/Devis

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Quelle est la différence entre Dossier et Projets ? FRONTIVA répond à tous les cas de figure en terme de hiérarchie des dossiers (affaires) et projets/devis.

Dans tous les cas, le dossier représente un contenant, une sorte de groupe qui peut contenir des projets/devis. Or, toute la différence est dans la façon que vous l’utiliserez.

Voici les trois principaux modes d’utilisation des Dossiers versus Projets/Devis:

Configuration Avantages Désavantages
1. Méthode simplifiée Simple car tout est sur une seule fiche projet
Un numéro en tout temps pour les références internes, archivage et les suivis client
Moins de manipulations, clics etc.
On  “perd” ou utilise un numéro de projet si on n’a pas la commande
Pas de hiérarchie à l’écran, Le concept fiche devis/projet sur le même niveau. Or, pour avoir plusieurs devis pour un même concept, on duplique le projet avec #PROJET-1, -2, -3
2. Méthode simplifiée avec numéro de devis et un numéro de projet sur la même fiche projet Simple car tout est sur une seule fiche projet
On ne “perd” pas un numéro de projet si on n’a pas la commande
Cela fait deux numéros à gérer pour suivi, impression, rapport etc.
Il faut cliquer manuellement Obtenir numéro de projet lors de la commande.
Par rapport à la méthode “structurée”, cette méthode n’a pas de hiérarchie à l’écran. Le concept fiche devis/projet dans la même liste.
3. Méthode structurée fiche dossier et fiche devis/projet Vue plus structurée ou cohérente avec des processus déjà en place dans certaines agences
À l’écran, on peut voit les dossiers vs les devis/projet de façon structuré
On ne “perd” pas un numéro de projet si on n’a pas la commande
Le double de manipulation et de clics par rapport aux méthodes simplifiées.
Cela fait deux numéros à gérer pour suivi, impression, rapport etc.

1. Méthode simplifiée

Un même numéro de projet suivre la fiche projet, qu’importe le statut de celui-ci. Par exemple, que le projet soit en statut devis ou qu’il passe en production, le numéro restera le même.

Description

Une fiche projet débute en statut devis. Un numéro de projet unique pour la fiche. C’est ce même numéro de projet  qui est affiché sur l’impression du devis client.

Quand on obtient la commande du client, la même fiche projet passe en statut de production. La fiche conserve le même numéro de projet.

Les factures client émises ont leur propre numéro de facture. Sur ces factures client on indique en référence le numéro de projet.

Avantages

  1. Simple car tout est sur une seule fiche projet
  2. Un numéro en tout temps pour les références internes, archivage et les suivis client
  3. Moins de manipulations, clics etc.

Désavantage

  1. On  “perd” ou utilise un numéro de projet si on n’a pas la commande
  2. Pas de hiérarchie à l’écran, Le concept fiche devis/projet sur le même niveau. Or, pour avoir plusieurs devis pour un même concept, on duplique le projet avec #PROJET-1, -2, -3

Ceci ne nous empêche pas de créer des dossiers. Dans ce contexte, les dossiers créés servent à rassembler des projets sous un même Dossier pour y voir clairement les statistiques (ex. vente, coûts, marges…) pour un ensemble de projets.

Dans la capture écran ci-dessous, on peut voir, à partir du Dossier, les divers projets/devis créé. Cliquer sur un des projets/devis pour accéder sa fiche.

Lorsqu’un projet/devis est relié à un Dossier, on peut voir sur la fiche projets/devis, onglet général, puis « Dossier relié ». Cliquer sur le lien pour accéder la page du dossier relié.

2. Méthode simplifiée avec numéro de devis et un numéro de projet sur la même fiche projet

Description

Une fiche projet débute en statut devis. Un numéro de devis est inscrit sur la fiche. C’est ce numéro de devis  qui est affiché sur l’impression du devis client.

Quand on obtient la commande du client, la même fiche projet passe en statut de production. La fiche conserve le même numéro de devis. On clique alors, obtenir un numéro de projet et la fiche obtient un numéro de projet séquentiel, tout en conservant en plus son numéro de devis.

Les factures client émises ont leur propre numéro de facture. Sur ces factures client on indique en référence le numéro de projet et ou leur numéro de devis.

Avantages

  1. Simple car tout est sur une seule fiche projet
  2. On ne “perd” pas un numéro de projet si on n’a pas la commande

Désavantage

  1. Cela fait deux numéros à gérer pour suivi, impression, rapport etc.
  2. Il faut cliquer manuellement Obtenir numéro de projet lors de la commande.
  3. Par rapport à la méthode “structurée”, cette méthode n’a pas de hiérarchie à l’écran. Le concept fiche devis/projet dans la même liste.

 

3. Méthode structurée fiche dossier et fiche devis/projet

Description

Une fiche dossier est créé systématiquement au départ. Cette fiche a un numéro de dossier. Certain font référence à “une affaire”. Ce dossier est au départ une coquille vide.

On crée alors des fiche devis/projet reliés au dossier. Les fiches devis/projet ont leur numéro de devis unique et séquentielle. Quand on imprime un devis au client, le numéro de devis est indiqué et parfois le numéro de dossier relié.

Les factures client émises, à partir des fiches devis/projet, ont leur propre numéro de facture. Sur ces factures client on indique en référence le numéro de dossier et ou leur numéro de devis.

Avantages

  1. Vue plus structurée ou cohérente avec des processus déjà en place dans certaines agences
  2. À l’écran, on peut voit les dossiers vs les devis/projet de façon structuré
  3. On ne “perd” pas un numéro de projet si on n’a pas la commande

Désavantage

  1. Le double de manipulation et de clics par rapport aux méthodes simplifiées.
  2. Cela fait deux numéros à gérer pour suivi, impression, rapport etc.

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