Table des matières

2. Mise en production

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Préparation

Félicitations! Votre client vous a approuvé le budget et vous avez le feu vert pour démarrer le projet !

La première chose à faire, est de s’assurer que tout est en ordre. Peut-être avez-vous reçu un numéro de commande du client, si oui, vous pouvez le saisir dans la fiche projet – le champ « # de référence de commande ».

 

 

 

 

Puis, changez le statut de projet au statut correspondant pour vous à une étape de planification ou encore de Production. À noter que ces statuts de projet sont parfaitement modifiables pour coller à vos étapes internes.

Qu’est-ce qu’une attribution de tâche ?

Aussi souvent nommée, tâche, l’attribution de tâche c’est l’action de désigner qui fait quoi, quand, combien de temps, les dates associées. Or, l’attribution de tâche permettra aussi aux employés de saisir du temps. Au final, cette opération a pour but de vous aider à mieux planifier et de faire remonter le temps réel versus temps prévu sur la tâche.

Attribuer les tâches directement « sans planification »

Vous savez que certaines tâches, comme la Gestion de projet, seront habituellement attribuées au gestionnaire de projet.
Dans ce sens, vous pourrez, attribuer les tâches rapidement à certaines personnes et cela directement via l’onglet « Items du projet » (ou dans certains cas nommé « Items du devis »).

À cette étape-ci, votre tâche est visible à la fois dans le module feuille de temps de l’employé désigné mais aussi dans les écrans de planning. Suivre ce lien pour voir tout de suite la saisie du temps ou ce lien pour sauter à la vue du planning.

Créer des attribution de tâches via l’onglet Production

Accéder l’onglet Production. Voici votre écran de contrôle pour bien planifier votre projet !
Débutez par inscrire les dates de début et de fin des items du projet. Ex. Design graphique, du 1er février au 10 février. Ces dates vous aiderons à communiquer à votre équipe les dates importantes que vous avez planifiées.

Puis, cliquer le bouton « + » à droite des items du projet pour y ajouter des assignations de tâche. Cette étape est similaire à assigner « directement sans planification » comme l’étape précédente mais cet écran-ci nous offre d’autres renseignements en plus de la personne assignée.

Tâches créées en mode « non assigné »

Cliquer sur « Non assigné » et puis choisir la personne désignée.

Toutefois, si vous ne savez pas qui encore dans l’équipe fera le travail, laisser l’attribution de tâche en mode « Non assigné ».
Pour notre exemple, nous garderons « Design graphique » en mode « Non assigné ». Pourquoi ? Car le tableau de production a une colonne « Non assigné » et nous vous montrerons comme récupérer une tâche de cette colonne « Non assigné ».

Assignation via les compétences

Renseigner si ce n’est pas déjà fait la colonne Compétence sur chacun des items du projet. Ceci vous permettra d’assigner plus rapidement en ne présentant que les employés en lien à la compétence identifiée sur l’item du projet.
À noter que les compétences peuvent être préprogrammées dans le Module tâche et achat.

Cliquer la case pour assigner (là où il est inscrit « Non assigné »).
Puis cocher la case « Filtrer selon les compétences ». La liste des employés affichés sera plus courte et ne présentera que les employés ayant les compétences de la tâche. La configuration des compétences reliées à l’employé se fait via le module administration « Gestion des utilisateurs ».

Descriptions en lien à la production

De façon optionnelle, vous pourrez renseigner des détails relatifs à la production de la tâche.

Vous pourrez dans certains cas utiliser des parties de la case du haut « Description client » pour renseigner la case du base « Description production ». Cette dernière cas ne s’adresse qu’à votre équipe.

Ou renseigner des détails de production directement sur la liste et sur les tâches assignées.
Ceci est très utile si vous attribuez une tâche à plusieurs fois à votre équipe ou la même personne et des indications de production différentes.

Status sur les items du projet et les tâches assignées

De façon optionnelle, vous pourrez renseigner les status. Ces status, différents pour les items de projet et les tâches assignées, vous permettrons de suivre la progression du projet et de ses composantes. La configuration de la liste de statut se fait via les Configurations avancées.

Dans le même contexte de status, remarquez la case de la colonne « Terminée? ».
Cette case sera cochée si l’attribution de tâche est terminée. On peut aussi la cocher manuellement « Terminée » pour fermer la tâche affichée dans le tableau de production.

 

 

 

 

 

 

 

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