Présentation
Processus intégrés : de la prospection à la facturation
Le maillage serré des diverses activités de l'entreprise économise du temps et évite les erreurs de recopiage d'information et accélère le temps de réponse avec le client et à l'interne.
Liste des principaux modules
- Projets
- Feuilles de temps
- Facturation
- Contacts Clients
- Fournisseurs
- Rapports
- Bons de commande
- Demande de prix aux fournisseurs
- Vente
- Ress. humaines
- Paiements
- Calendrier de production
- Agenda
Gestion des projets et du travail
- Création d’une estimation (livrables, coûts, charge de travail)
- Création et envoi de demande de prix aux fournisseurs
- Soumission au client
- Changement du statut de projet, notes
- Définition des tâches de production (étapes, responsables, heures allouées, échéanciers)
- Création et envoi de bons de commande aux fournisseurs
- Horaire/calendrier de production par employé
- Entrée de temps – feuilles de temps
- Entrée des achats
- Liste des projets en cours, en estimation, par responsable, catégorie...
- Liste des projets en cours avec le montant restant à facturer
- Liste des projets à facturer
- Profitabilité des projets par catégorie incluant heures travaillées vs estimées
- Impression des feuilles de temps par employé et par projet
Gestion des dossiers contacts centralisés
- Entrée des contacts dans la base de données clients, prospects, fournisseurs, employés
- Ajout de notes (historique et rappels pour suivis ultérieurs)
- Publipostage (modèles de lettres ou envois courriels)
- Liste des clients, prospects, fournisseurs, catégorie de contact
Gestion de l’équipe de travail
- Dossier des employés
- Feuilles de temps par client/projet/non facturé
Facturation des projets
- Préparation de une ou plusieurs factures
- Impression des factures pour le client
- Ajout de notes
- Liste des factures envoyées par mois, par client, par période de temps et par catégorie de client/projet
Rapports de gestion
- Rapports multiples sur les projets, fournisseurs, clients, employés, etc.
- Création de rapports sur mesure
Accédez toutes les informations importantes de votre agence
Gagnez à mieux gérer ! Simplifiez votre gestion avec FRONTIVA. Ce logiciel de gestion est un outil tout en un pour gérer vos projets de A à Z. L’intégration des divers modules dans un seul et unique logiciel vous permettra d’épargner du temps, d’éviter des erreurs et de répondre plus rapidement aux demandes.
FRONTIVA remplace de nombreux logiciels ou fichiers Excel. Que ce soit pour vos entrées de temps, horaires et calendriers, contacts, suivis de projets; vos estimations, factures et rapports, FRONTIVA gère tout en un tour de main.
Toutes les fonctionnalités sont accessibles à partir de page d'accueil.
Feuilles de temps
Le module d’entrée de temps est à la base du logiciel de gestion FRONTIVA. Les entrées de temps sont faites pour chaque individu de votre entreprise. Ainsi, chaque entrée de temps possède sont taux horaire et ses coûts associés.
FRONTIVA fonctionne par projet- les entrées de temps sont reliées à ceux-ci. Il est possible de relier une entrée de temps par tâche et alors de comparer le temps réellement passée versus le temps estimé pour cette activité.
FRONTIVA présente une vue de la semaine pour exécuter l’entrée de temps. Pour chaque entrée de temps il est possible d’inscrire une note qui permettra aux gestionnaires de documenter le projet. Par la suite, il vous sera possible de sortir des rapports détaillés par projet, par individu, par période de temps et par client.
Gestion des projets
Une saine gestion de vos projets est essentielle pour appuyer la profitabilité et la satisfaction de vos clients. FRONTIVA vous offre une panoplie d’outils pour gérer vos projets efficacement.
Votre soumission approuvée est à la base de la liste de projets. Pour chaque projet, vous retrouvez les achats/fournisseurs prévus, les étapes définies et les heures allouées.
Grâce à des listes faciles d’accès, vous pouvez trier vos projets selon divers critères. Par exemple, présentez seulement vos projets actifs. Organisez vos projets par client ou par catégorie. De plus, vous pouvez faire un aperçu des projets par employé ou responsable de projet. Ne perdez pas de temps en affichant tous les projets en cours. Les listes vous offrent aussi la possibilité de visualiser les montants restant à facturer et les coûts actuels. Triez ces listes et priorisez vos activités.
Le volet production des projets vous permet d’établir des étapes de travail, d’y assigner des dates et des ressources. Vous pouvez alors sortir des rapports d’allocation de travail (charge de travail par employé) et visualiser sous forme de graphique de Gantt vos projets. Consultez l’état actuel de la profitabilité de vos projets grâce à des écrans complets.
Le logiciel de gestion FRONTIVA est un outil polyvalent, spécialement conçu pour les agences de publicité, marketing et design, pour centraliser et organiser les informations et étapes importantes de votre travail. Les diverses impressions permettent aux chargés de projet d’informer vos clients sur l’évolution des dossiers et aussi de coordonner le travail au sein de votre équipe.
Estimés et soumissions
FRONTIVA vous permet de créer et de gérer vs soumissions aisément.
Estimez vos tâches en utilisant des heures prévues et des taux horaires. De plus, vous pouvez indiquer des prix forfaitaires pour chaque tâche. Les achats vous permettent d’estimer grâce à des pourcentages de profit désirés et indiquer en tout temps le montant de vente déterminé.
Notez qu’il vous est possible de créer vos estimations de coûts en utilisant des modèles d’activités et d’achat préconfigurés. Vous épargnerez alors beaucoup de temps en standardisant vos méthodes d’estimation. Vous pouvez aussi utiliser une estimation précédente pour créer votre nouvelle estimation.
Pour déterminer vos coûts de matériel (ex. impression), utilisez la fonction de demande de prix au fournisseur. Ce module lié à l’estimation permet de déterminer les critères de l’achat (ex. quantité, type d’impression, format) et de soumettre ces demandes à vos fournisseurs. Notez le fournisseur retenu et toute cette information vous servira pour la soumission et plus tard la mise en production (commande au fournisseur).
Enfin, les fonctions d’impression de la soumission vous permettent de personnaliser les impressions à l'image de votre entreprise. Vous pouvez également créer et choisir plusieurs modèles d’impression pour toute occasion. Que vos estimations aient 1 page ou plus de 5 pages, FRONTIVA les gère aussi bien!
L’écran de composition d’une soumission affiche les achats et les tâches qui seront reportés au projet lors de la mise en production.
Facturation
Le module de gestion des factures se distingue par sa facilité à produire des factures en utilisant les estimations et projets que vous aurez créés. Ainsi, vous pouvez créer des factures rapidement en quelques clics de la souris. La numérotation s’adapte à votre entreprise de même que les formats d’impression.
N’oubliez plus de facturer vos clients. Le logiciel de gestion FRONTIVA vous présente vos projets à facturer en un coup d'oeil. Que vous créez une ou plusieurs factures pour vos projets (ex. dépôt, facture intermédiaire, balance), FRONTIVA garde vos comptes et vous informe au moment où vous en avez besoin.
Notez que FRONTIVA possède la capacité d’inscrire des paiements complets ou partiels correspondants à vos factures émises. Plus besoins d’accéder à un système comptable lorsqu’on cherche une information rapidement. De plus, vous pouvez imprimer votre liste de comptes recevables à partir de FRONTIVA.
Enfin, FRONTIVA vous permet d’ajouter des modules sur mesure pour l’exportation de vos données dans un système comptable de votre choix tel Acomba, SimpleComptable ou autre. Contactez un représentant pour une analyse de vos spécifications comptables.
Rapports
De nombreux rapports sont inclus dans FRONTIVA; rapports de facturation, feuilles de temps, rapports de temps de paye, etc. La plupart de ceux-ci sont aussi accessibles dans les modules correspondants. Ainsi, vous aurez accès à des rapports de profitabilité dans le module projets et des rapports de vente dans le module facturation.
FRONTIVA répondra à vos besoins de gestion par sa flexibilité. Basé sur la technologie FileMaker, FRONTIVA présente des rapports que vous pourrez personnaliser et adapter à vos besoins particuliers.
De plus, la base de données est accessible via des engins de création de rapports tel Crystal Report via ODBC. La plupart des rapports ou listes de données peuvent être exportés vers Excel ou être interrogés via les fonctionnalités de recherche de FileMaker Pro.
Spécifications techniques
FRONTIVA est un logiciel développé sur la plateforme technologique FileMaker Pro 9, 10, 11 et 12. De plus, FRONTIVA a été conçu pour profiter des fonctions Web de FileMaker permettant une partie de l'équipe de travail de fonctionner via des interfaces web – Safari, Firefox, Internet Explorer.
Nous avons choisi FileMaker Pro 9, 10, 11 et 12 comme plateforme de développement pour sa rapidité à développer des fonctions spécifiques pour nos clients, pour sa compatibilité Macintosh et PC et enfin sa stabilité.
FileMaker 9 L'utilisation de FRONTIVA en version autonome (non réseau) ne nécessite pas FileMaker Pro. L'utilisation de FRONTIVA en réseau nécessite FileMaker Pro. Ainsi, en réseau, il sera nécessaire d'avoir FileMaker Pro sur chaque poste de travail et pour un plus grand nombre d'utilisateur, vous devrez utiliser FileMaker Server. On peut remplacer plusieurs licences FileMaker Pro en réseau grâce aux écrans web intégrées dans FRONTIVA.
